Belgien – UBO-Register: Worum geht es und wie bleiben Sie regelkonform?
Seit Oktober 2018 müssen alle belgischen Gesellschaften sowie verschiedene weitere juristische Einheiten ihre wirtschaftlich Berechtigten im sogenannten UBO-Register („Ultimate Beneficial Owner“) erfassen. Dieses Instrument ist Teil der Politik zur Bekämpfung von Geldwäsche, Steuerbetrug und Terrorismusfinanzierung.
In der Praxis müssen selbst kleine Unternehmen, VoG oder Stiftungen klar identifizieren, welche natürliche(n) Person(en) tatsächlich die Kontrolle ausüben. Eine Maßnahme, die administrativ wirken kann, aber von zentraler Bedeutung ist.
Warum ist eine UBO-Registrierung verpflichtend?
Das UBO-Register soll offenlegen, welche Personen effektiv die Kontrolle über eine juristische Einheit ausüben. Durch die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten können die Behörden schneller Strukturen erkennen, die für illegale Zwecke genutzt werden, gezielte Ermittlungen durchführen und mögliche Missbräuche aufdecken.
Wer gilt als wirtschaftlich Berechtigter?
Die Verpflichtung betrifft Gesellschaften, VoG, Stiftungen, Trusts und vergleichbare Strukturen. Der Begriff „UBO“ bezieht sich stets auf eine natürliche Person. Es werden drei Kategorien unterschieden:
- Personen, die direkt oder indirekt mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte halten.
- Personen, die auf andere Weise Kontrolle ausüben, beispielsweise durch Aktionärsvereinbarungen, Vetorechte oder das Recht, die Mehrheit der Verwaltungsratsmitglieder zu ernennen.
- Die leitenden Führungskräfte (CEO, Geschäftsführer, Mitglieder der Geschäftsleitung), falls keine Person anhand der beiden ersten Kategorien identifiziert werden kann.
Die ersten beiden Kategorien sind kumulierbar. Die dritte Kategorie dient ausschließlich als Auffanglösung. Wird eine Gesellschaft durch andere juristische Personen gehalten oder verwaltet, muss die gesamte Struktur bis hin zu den betreffenden natürlichen Personen durchleuchtet werden.
Wer muss die Daten im UBO-Register eintragen?
Der Verwalter oder gesetzliche Vertreter der jeweiligen Einheit ist für die Eingabe der Daten verantwortlich. Auch die wirtschaftlich Berechtigten selbst sind verpflichtet, die benötigten Informationen bereitzustellen.
Die Registrierung muss:
- jährlich bestätigt und
- innerhalb eines Monats aktualisiert werden, wenn Änderungen eintreten.
Welche Informationen müssen übermittelt werden?
Für Gesellschaften sind folgende Angaben erforderlich:
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit(en)
- Vollständige Wohnadresse
- Datum, an dem die Person UBO geworden ist
- Nationale Registernummer oder BIS-Nummer
- UBO-Kategorie(n)
- Hinweis, ob die Kontrolle direkt oder indirekt erfolgt
- Nachweise, die die Richtigkeit und Aktualität der Angaben belegen
Wer kann Ihre UBO-Daten einsehen?
Zugriff erhalten:
- Behörden (Polizei, Staatsanwaltschaft, FÖD Finanzen usw.),
- reglementierte Berufe im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten (Wirtschaftsprüfer, Notare, Rechtsanwälte u. a.).
Bestimmte Informationen – etwa die nationale Registernummer oder die private Wohnadresse – bleiben für die Öffentlichkeit verborgen. Bei besonderem Risiko kann ein zusätzlicher Schutz beantragt werden.
Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung?
Verwalter oder Geschäftsführer können mit einer Verwaltungsstrafe zwischen 250 € und 50.000 € belegt werden, insbesondere bei:
- fehlender oder verspäteter Registrierung,
- unrichtigen oder unvollständigen Angaben,
- fehlender jährlicher Bestätigung.
Auch ein UBO, der die Bereitstellung seiner Informationen verweigert, kann sanktioniert werden.
Mögliche Löschung aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen (BCE)
Wiederholte Verstöße gegen die UBO-Pflicht können zur automatischen Löschung der Einheit aus der BCE führen.
Kürzlich wurden über 20.000 Einheiten wegen fehlender Registrierung gelöscht; weitere über 8.000 Löschungen stehen bevor.
Benötigen Sie Unterstützung beim UBO-Register?
Die UBO-Registrierung bleibt komplex und zeitintensiv. Wenn Sie Unterstützung wünschen bei:
- einer erstmaligen Registrierung,
- den jährlichen Bestätigungen,
- der Prüfung der Compliance,
- oder der Regularisierung einer risikobehafteten Situation,
stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen, regelkonform zu bleiben und Sanktionen zu vermeiden.
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Christoph Fank
