Belgien – Obligatorische elektronische Rechnungsstellung: Wann, für wen und wie?
Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist derzeit ein zentrales Gesprächsthema unter KMU-Geschäftsführern. Es ist daher an der Zeit, präzise zu erläutern, worum es dabei konkret geht:
Elektronische Rechnungsstellung: Was bedeutet das?
Die elektronische Rechnungsstellung bezeichnet den Versand und Empfang von Rechnungen in einem spezifischen digitalen Format – dem PEPPOL-Format.
Dieses Format wurde entwickelt, um eine europaweit einheitliche Struktur sicherzustellen: Programme finden dadurch bestimmte Informationen immer an der gleichen Stelle, was eine automatische Erfassung und Verarbeitung der Rechnungen ermöglicht.
Diese Standardisierung ist eine zentrale Voraussetzung für das elektronische Berichtswesen (Digital Reporting Requirements, DRR), das es den Steuerverwaltungen der EU-Mitgliedstaaten ermöglicht, Umsatzsteuererklärungen und Zusammenfassende Meldungen in Echtzeit zu verarbeiten.
Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung: Verpflichtung und Zeitplan
Die elektronische Rechnungsstellung ist Teil eines europäischen Projekts, das bereits in Ländern wie Frankreich, Italien und Polen umgesetzt wurde.
In Belgien wird die Nutzung des PEPPOL-Formats ab dem 1. Januar 2026 für B2B-Geschäfte verbindlich – jedoch mit Ausnahmen.
Ab diesem Zeitpunkt ist es im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern nicht mehr zulässig, Rechnungen in Formaten wie PDF, Excel oder Word auszutauschen.
Wer ist zur Nutzung des PEPPOL-Formats verpflichtet?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt sowohl für Rechnungen als auch für Gutschriften und betrifft ausschließlich B2B-Transaktionen.
Lieferanten, die in Belgien mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen Rechnungen im PEPPOL-Format an Kunden ausstellen, die ebenfalls in Belgien mehrwertsteuerpflichtig sind.
Ausnahmen:
- Unternehmer, die unter die Pauschalregelung oder landwirtschaftliche Pauschalregelung fallen, steuerbefreite Unternehmer (z. B. Ärzte, Banken, Versicherungen, Bildungseinrichtungen) sowie ausländische Steuerpflichtige sind nicht verpflichtet, Rechnungen im PEPPOL-Format zu erstellen.
- Wenn ein belgischer umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eine Rechnung an einen steuerbefreiten Unternehmer stellt, entfällt ebenfalls die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Innerhalb einer umsatzsteuerlichen Organschaft (USt-Einheit) besteht grundsätzlich die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
Das PEPPOL-Format erfordert, dass Rechnungen mit einer speziellen Software erstellt werden, die dieses Format unterstützt. Eine nachträgliche Konvertierung von PDF-, Word- oder Excel- Dokumenten in das PEPPOL-Format ist nicht möglich.
Daher ist es notwendig, eine Plattform zu nutzen, die die Erstellung von PEPPOL-konformen Rechnungen ermöglicht sowie den Versand und Empfang dieser Rechnungen abwickelt. Um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung (automatisierte Buchhaltung) optimal zu nutzen, sollten Unternehmen die Plattform wählen, die mit der Buchhaltungssoftware ihres Steuerberaters kompatibel ist.
Dadurch können Verkaufs- und Einkaufsrechnungen in Echtzeit übermittelt und automatisch vorcodiert werden – nur noch eine abschließende Prüfung durch einen Mitarbeiter ist notwendig. Bei Nutzung einer nicht kompatiblen Plattform müssten hingegen alle PEPPOL-Dateien am Ende jeder Umsatzsteuerperiode manuell an den Buchhalter übermittelt werden.
Steuerliche Anreize und wichtige Hinweise
Um den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern, hat der Gesetzgeber gezielte steuerliche Anreize geschaffen. Unternehmen können die im Zusammenhang mit der Einführung eines PEPPOL-kompatiblen Rechnungsstellungssystems entstehenden Kosten – etwa für Abonnements, Schulungen oder ähnliche Aufwendungen – im Zeitraum vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2028 in Höhe von 120 % steuerlich absetzen.
Zusätzlich wird ein erhöhter Investitionsabzug gewährt: Für Investitionen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung beträgt dieser 15,5 % im Jahr 2024 und 20 % im Jahr 2025. Damit sollen Unternehmen ermutigt werden, frühzeitig in die erforderlichen Technologien zu investieren und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren. Sobald Rechnungen im PEPPOL-Format versandt wurden, können sie nicht mehr nachträglich geändert werden. Korrekturen sind ausschließlich über Gutschriften möglich.
Die Frist zur Ausstellung von (insbesondere innergemeinschaftlichen) Rechnungen wird verkürzt. Ziel ist es, die bisherige Möglichkeit einzuschränken, Rechnungen vom Quartalsende in das Folgequartal zu verschieben. Rechnungen müssen künftig spätestens am 15. Tag des Monats nach dem steuerpflichtigen Umsatz ausgestellt werden.
Um Sie bei dieser wichtigen Entwicklung für Ihr Unternehmen zu unterstützen, kann Ihnen das Team von Neoviaq maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die Ihren Bedürfnissen entsprechen und Ihnen helfen, das Beste aus dieser neuen Verpflichtung herauszuholen!