Belgique – Facturation électronique obligatoire : quand, pour qui et comment ?
La facturation électronique obligatoire est un sujet de conversation fréquent avec les responsables de PME … il est grand temps de clarifier ce que cela implique :
La facturation électronique : c’est quoi exactement ?
La facturation électronique consiste à envoyer et recevoir ses factures dans un format digital spécifique : les fichiers au format PEPPOL.
Ce format de fichier a été développé expressément pour disposer d’un modèle uniforme européen permettant aux programmes de toujours trouver le même type d’information au même endroit et, donc, de pouvoir encoder « automatiquement » ces factures.
Cette évolution était également nécessaire pour permettre le reporting électronique (DRR) qui permet aux administrations des différents états membres de l’UE de calculer en temps réel tant les déclarations TVA des assujettis que les listings intracommunautaires.
Passer à la facturation électronique : obligatoire et quand ?
L’utilisation de la facturation électronique est un projet européen qui est déjà d’application en France, Italie et Pologne.
Dans ce cadre, la Belgique appliquera la facturation électronique de manière obligatoire au format PEPPOL, pour les PME, à partir du 1er janvier 2026 mais … avec une série d’exceptions !
A partir de cette date, il ne sera plus possible d’utiliser un autre format de facture, entre professionnels, que le format PEPPOL : les PDF, Excel, Word, etc … c’est terminé !
Qui doit envoyer et/ou recevoir ses factures en format PEPPOL ?
L’obligation de facturation électronique s’applique tant aux factures qu’aux notes de crédit correspondantes mais, uniquement, dans les relations B2B ; soit uniquement entre professionnels … avec des exceptions.
Règle de base : les fournisseurs, assujettis TVA en Belgique, doivent émettre une facture au format PEPPOL pour tous leurs clients assujettis identifiés à la TVA en Belgique.
Exception – 1 : les assujettis « forfaitaires », « forfaitaires agricoles TVA », « exemptés » (médecins, banques, assurances, écoles, etc) et les assujettis non établis en Belgique n’ont pas l’obligation d’utiliser la facturation électronique PEPPOL pour leurs factures de ventes.
Exception – 2 : lorsqu’un fournisseur assujetti belge facture à un client, assujetti « exempté », il n’a pas l’obligation d’utiliser la facturation électronique PEPPOL pour ses factures de ventes. Par contre, entre membres d’une même Unité TVA, il faut bien utiliser la facturation électronique.
La facturation électronique : comment ça marche ?
Le format PEPPOL impose de rédiger la facture avec un programme spécifique qui supporte ce format : il n’est pas possible de convertir un PDF, un document Word ou un tableur Excel en PEPPOL.
Il est donc nécessaire de s’abonner à une plateforme permettant de rédiger, d’envoyer et de recevoir les factures au format PEPPOL. Différentes propositions commerciales commencent à apparaître mais, pour bénéficier du réel avantage de la facturation électronique (l’encodage automatique dans la comptabilité), il est conseillé d’utiliser la plateforme proposée par votre bureau comptable. En effet, en utilisant la plateforme compatible avec le programme de votre comptable, vos factures de ventes et d’achats seront automatiquement transmises en temps réel au programme qui pourra réaliser un « pré-encodage » à vérifier par un collaborateur. Par contre, si vous choisissez une plateforme indépendante du logiciel de votre comptable, vous aurez toujours l’obligation de lui envoyer tous les fichiers PEPPOL envoyés (factures de ventes) et reçus (factures d’achats) à la fin de la période TVA.
Déduction fiscale et points d’attention …
Pour favoriser le passage à la facturation électronique, une déduction fiscale est introduite qui permet de déduire à 120% les frais relatifs au programme de facturation PEPPOL (abonnement, formation, etc) et, cela, pour les frais exposés à partir du 1er janvier 2024 jusqu’au 31 décembre 2028. Si vous réalisez des « investissements » dans le cadre de la facturation électronique, vous pouvez bénéficier d’une déduction pour investissement majorée de 15.5% en 2024 et 20% en 2025.
Avec les factures PEPPOL, il ne sera plus possible de modifier / corriger une facture après son envoi : l’établissement d’une note de crédit sera indispensable !
Enfin, le délai d’émission des factures (intracommunautaire) sera réduit afin de limiter la possibilité légale de faire passer une facture de fin de trimestre sur le trimestre suivant (obligation de facturation actuelle : au plus tard le 15e jour du mois qui suit l’opération imposable).
Pour vous accompagner dans cette évolution importante pour votre activité, l’équipe Neoviaq peut vous proposer des solutions correspondant à vos besoins et en vous assurant de tirer le meilleur parti de cette nouvelle obligation !