Belgique – Registre UBO : de quoi s’agit-il et comment rester en règle ?
Depuis octobre 2018, toutes les sociétés belges ainsi que diverses autres entités juridiques doivent enregistrer leurs bénéficiaires effectifs dans le registre « UBO » (Ultimate Beneficial Owner). Cet outil s’inscrit dans la politique de lutte contre le blanchiment, la fraude fiscale et le financement du terrorisme.
En pratique, même les petites sociétés, ASBL ou fondations doivent identifier clairement la ou les personnes physiques qui exercent réellement le contrôle . Une démarche qui peut sembler lourde ou purement administrative, mais qui est essentielle.
Pourquoi un enregistrement UBO est-il obligatoire ?
Le registre UBO vise à rendre transparent l’identité des personnes qui contrôlent effectivement une entité juridique. En identifiant les bénéficiaires effectifs, les autorités peuvent repérer plus rapidement les structures utilisées à des fins illégales, mener des enquêtes ciblées et identifier d’éventuels abus.
Qui est considéré comme bénéficiaire effectif ?
L’obligation s’applique aux sociétés, ASBL, fondations, trusts, fiducies et structures assimilées. Le terme « UBO » désigne toujours une personne physique. On distingue trois catégories :
- Toute personne détenant directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote.
- Toute personne détenant un pouvoir de contrôle, par exemple via un pacte d’actionnaires, des droits de veto ou la possibilité de nommer la majorité des administrateurs.
- Les dirigeants principaux (CEO, gérant, membre de la direction) lorsqu’aucune personne ne peut être identifiée via les deux premières catégories.
Les deux premières catégories se cumulent. La troisième n’est utilisée qu’en dernier recours. Si votre société est détenue ou administrée par d’autres entités juridiques, il faut remonter toute la chaîne jusqu’aux personnes physiques concernées.
Qui doit introduire les données dans le registre UBO ?
L’administrateur ou le représentant légal de l’entité est responsable de l’encodage des données. Les UBO ont également l’obligation de fournir les informations nécessaires.
L’enregistrement doit être :
- confirmé chaque année,
- actualisé dans le mois en cas de modification.
Quelles informations doivent être communiquées ?
Pour les sociétés, les données suivantes doivent être encodées:
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Nationalité(s)
- Adresse de résidence complète
- Date à laquelle la personne est devenue UBO
- Numéro de registre national ou numéro BIS
- Catégorie(s) d’UBO
- Indication du caractère direct ou indirect
- Documents justificatifs attestant l’exactitude et l’actualité des données
Qui peut consulter vos données UBO ?
L’accès est accordé :
- aux autorités (police, parquet, SPF Finances, etc.),
- aux professions réglementées dans le cadre de leurs obligations de vigilance (experts-comptables, notaires, avocats…).
Certaines données restent toutefois invisibles au public, notamment le numéro de registre national ou l’adresse privée.En cas de risque particulier, une protection renforcée peut être demandée.
Quelles sanctions en cas de non-respect ?
Les administrateurs ou gérants s’exposent à une amende administrative de 250 € à 50 000 € dans les cas suivants :
- absence ou retard dans l’enregistrement,
- communication d’informations inexactes ou incomplètes,
- absence de confirmation annuelle.
Un UBO qui refuse de fournir ses informations peut également être sanctionné.
Radiation éventuelle de la Banque-Carrefour des Entreprises
Le non-respect répété de l’obligation UBO peut entraîner la radiation automatique de l’entité à la BCE.
Récemment, plus de 20 000 entités ont été radiées pour défaut d’enregistrement, et plus de 8 000 radiations supplémentaires sont attendues.
Besoin d’aide pour votre registre UBO ?
L’enregistrement UBO reste une démarche complexe et souvent chronophage. Si vous souhaitez être accompagné pour :
- un premeir enregistrement,
- les confirmations annuelles,
- la vérification de conformité,
- ou la régularisation d’une situation à risque,
n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous aiderons volontiers à rester en ordre et à éviter les sanctions.
Our NEOVIAQ expert by your side
Christoph Fank
