Travailler efficacement malgré les notifications constantes : comment retrouver sa concentration numérique
E-mails, messages Teams, notifications du smartphone, rappels du calendrier et alertes qui apparaissent en permanence à l’écran : dans le quotidien professionnel moderne, il n’est pas toujours facile de rester concentré sur une seule tâche.
Pourtant, les tâches exigeantes nécessitent avant tout une chose : une attention pleinement disponible. Qu’il s’agisse de gérer un projet client ou de prendre une décision stratégique, les interruptions constantes font perdre du temps et augmentent le risque d’erreur.
La bonne nouvelle ? La concentration ne dépend pas uniquement de notre capacité à rester attentif. Nous pouvons également aménager notre environnement de travail de manière à favoriser naturellement la concentration.
Pourquoi les notifications sollicitent-elles autant notre attention ?
Une notification ne prend peut-être que quelques secondes à consulter. Le véritable problème est cependant que notre cerveau ne revient pas immédiatement à son niveau de concentration initial après une interruption.
Un simple coup d’œil à un e-mail peut, par exemple, nous amener à réfléchir à son contenu, à vouloir y répondre ou à identifier une nouvelle tâche à effectuer. Une courte interruption peut ainsi rapidement se transformer en plusieurs minutes de concentration perdue.
Le problème ne réside donc pas uniquement dans le nombre d’interruptions, mais également dans leur caractère imprévisible.
Lorsque nous nous attendons constamment à recevoir un nouveau message, notre niveau de concentration diminue déjà, même si aucune notification n’est encore apparue.
Toutes les notifications ne sont pas urgentes
La première étape consiste à faire la distinction entre ce qui est important, pertinent et réellement urgent.
La réception d’un e-mail ne signifie pas automatiquement qu’il doit être lu ou traité immédiatement. Il en va de même pour les messages instantanés ou les notifications des applications.
Posez-vous les questions suivantes :
- Dois-je vraiment voir cette information immédiatement ?
- Dois-je réagir tout de suite ?
- Ou puis-je simplement la traiter plus tard ?
De nombreuses notifications peuvent parfaitement être regroupées et traitées à un moment prévu à cet effet.
Ne faites pas de vos e-mails une tâche permanente
Lorsque la boîte de réception reste constamment ouverte et que chaque nouveau message déclenche une réaction immédiate, la gestion des e-mails devient, sans que nous en ayons réellement conscience, une tâche permanente.
Une approche plus efficace peut consister à prévoir des plages horaires dédiées aux e-mails, par exemple le matin, vers midi et dans l’après-midi.
Pendant une période de travail nécessitant une concentration particulière, la boîte de réception peut rester fermée et les notifications désactivées.
Cela ne signifie pas pour autant être moins disponible. Au contraire, cette organisation permet de mieux distinguer les moments consacrés à la communication de ceux réservés au travail de fond.
Réduisez systématiquement les notifications
Toutes les applications n’ont pas besoin de solliciter votre attention. Prenez le temps de vérifier les paramètres de notification de votre ordinateur et de votre smartphone.
Vous pouvez notamment désactiver :
- les fenêtres contextuelles des e-mails ;
- les notifications des messageries instantanées ;
- les notifications des réseaux sociaux ;
- les alertes provenant d’applications non prioritaires ;
- les rappels automatiques dont vous n’avez pas réellement besoin.
Ne gardez actives que les notifications pour lesquelles une réaction immédiate est véritablement nécessaire. Moins votre écran sollicite votre attention, plus vous pouvez la consacrer à votre travail.
Prévoyez des périodes de concentration
Une méthode simple consiste à instaurer des périodes de concentration, ou « focus times ». Réservez par exemple 60 à 90 minutes exclusivement à une tâche précise.
Pendant cette période :
- mettez votre smartphone en mode silencieux ou éloignez-le de votre espace de travail ;
- désactivez les notifications des e-mails et des messageries ;
- n’ouvrez que les programmes nécessaires à la tâche en cours ;
- définissez clairement l’objectif à atteindre ;
- ne consultez à nouveau vos messages qu’à la fin de cette période.
Un bloc clairement indiqué dans le calendrier peut également permettre à vos collègues de comprendre que vous êtes momentanément en période de concentration et que vous souhaitez éviter les interruptions.
Évitez de tout faire en même temps
Le multitâche peut sembler efficace. Pourtant, il l’est rarement.
Lorsque nous passons constamment d’un e-mail à Excel, de Teams au téléphone, puis à une tâche nécessitant une réflexion approfondie, notre attention doit continuellement se réorienter.
Il est souvent plus efficace de regrouper les tâches similaires :
- traiter les e-mails en une seule fois ;
- regrouper les appels téléphoniques ;
- effectuer les tâches administratives sur des plages dédiées ;
- réserver des périodes plus longues et sans interruption aux tâches complexes nécessitant une forte concentration.
Cette organisation permet de réduire le nombre de changements de contexte et donc de préserver davantage notre attention.
Gardez une liste des tâches à traiter
Lorsque nous travaillons de manière concentrée, de nouvelles idées ou tâches surgissent presque inévitablement :
« Je dois encore appeler X. »
« Je devrais envoyer un e-mail à Y à ce sujet. »
« Je dois encore vérifier ce fichier. »
Si nous nous mettons à traiter immédiatement chacune de ces nouvelles tâches, notre concentration disparaît rapidement. Une solution simple consiste à les noter dans une liste de tâches à traiter ultérieurement. Notez brièvement la tâche, puis revenez à votre travail. Vous ne risquez ainsi pas de l’oublier, sans pour autant devoir l’interrompre immédiatement votre tâche en cours.
La concentration est aussi une question de culture de travail
Les outils numériques sont censés nous aider à être plus efficaces. Mais ils peuvent également nous amener à être constamment disponibles et à répartir notre attention entre une multitude de flux d’informations.
La concentration n’est donc pas uniquement une responsabilité individuelle. Les entreprises et les équipes peuvent elles aussi créer un environnement de travail qui favorise le focus.
Des règles de communication claires, des périodes de concentration planifiées et une utilisation réfléchie des notifications peuvent contribuer à réduire le stress tout en améliorant la qualité du travail.
Notre conclusion
En maîtrisant mieux les notifications, en regroupant le traitement des e-mails, en planifiant des périodes de concentration et en évitant de passer constamment d’une tâche à l’autre, il est possible de retrouver davantage de temps et d’espace mental pour un travail réellement efficace.
Car au fond, l’objectif n’est pas d’être disponible en permanence.
L’essentiel est d’être pleinement attentif au moment où cela compte vraiment.